Sztuczna inteligencja coraz częściej wykorzystywana jest przez przedsiębiorstwa, instytucje publiczne oraz osoby prywatne. Automatyzacja procesów, analiza danych i generowanie treści przynoszą wiele korzyści, ale jednocześnie rodzą pytania dotyczące przejrzystości, odpowiedzialności i ochrony praw obywateli. W odpowiedzi na te wyzwania Unia Europejska przyjęła rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji, znane jako AI Act, które określa zasady dotyczące rozwoju i wykorzystywania systemów AI.
Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji może być istotne zarówno dla firm wdrażających nowe technologie, jak i dla osób, które chcą uzyskać informacje o sposobie działania systemu lub zgłosić swoje zastrzeżenia. Pisma Rozporządzenie AI UE to dokumenty, które mogą służyć do składania wniosków, przedstawiania wyjaśnień, formułowania skarg oraz prowadzenia formalnej korespondencji związanej ze stosowaniem sztucznej inteligencji. W przygotowaniu przejrzystych projektów takich pism pomocne może być DocuGov.AI, które wspiera tworzenie uporządkowanych dokumentów na podstawie informacji przekazanych przez użytkownika.
Czym jest rozporządzenie AI UE?
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 ustanawia zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji w Unii Europejskiej. Jego celem jest wspieranie rozwoju godnej zaufania AI przy jednoczesnym ograniczaniu zagrożeń dla zdrowia, bezpieczeństwa i praw podstawowych.
Przepisy opierają się na podejściu uwzględniającym poziom ryzyka. Niektóre praktyki związane ze sztuczną inteligencją są zakazane, natomiast systemy wysokiego ryzyka podlegają określonym wymaganiom. W wybranych sytuacjach obowiązują również zasady przejrzystości, na przykład dotyczące informowania użytkowników o interakcji z systemem AI.
Rozporządzenie weszło w życie 1 sierpnia 2024 roku, a jego przepisy są wdrażane etapami. Większość regulacji zaczęła być stosowana 2 sierpnia 2026 roku, choć niektóre obowiązki mają późniejsze terminy. Przed przygotowaniem pisma należy zatem sprawdzić aktualny stan prawny i ustalić, które wymagania dotyczą konkretnej sytuacji.
Kiedy warto przygotować pismo dotyczące AI Act?
Formalna korespondencja może być przydatna w różnych sytuacjach związanych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
1. Wniosek o informacje dotyczące systemu AI
Użytkownik może chcieć uzyskać wyjaśnienia dotyczące działania systemu, celu jego zastosowania lub zasad podejmowania określonych decyzji. Pismo powinno jasno wskazywać, jakich informacji dotyczy wniosek i dlaczego są one potrzebne.
Zakres informacji, których można skutecznie żądać, zależy od konkretnej sytuacji oraz podstawy prawnej.
2. Skarga dotycząca możliwego naruszenia przepisów
Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości dotyczące zgodności systemu AI z obowiązującymi regulacjami, można rozważyć złożenie skargi do właściwego podmiotu lub organu.
W takim dokumencie należy opisać zdarzenie, wskazać system lub organizację, której dotyczy sprawa, oraz przedstawić dostępne dowody. Warto unikać niepotwierdzonych oskarżeń i wyraźnie oddzielać fakty od własnych przypuszczeń.
3. Odpowiedź na wezwanie lub zapytanie
Przedsiębiorstwa mogą otrzymywać pytania dotyczące sposobu wykorzystywania sztucznej inteligencji, dokumentacji technicznej lub realizacji obowiązków regulacyjnych. Odpowiedź powinna odnosić się bezpośrednio do otrzymanego pisma, zawierać wymagane informacje i zostać przygotowana w odpowiednim terminie.
4. Wniosek o wyjaśnienie zautomatyzowanej decyzji
W niektórych przypadkach wykorzystanie AI może wiązać się z decyzjami dotyczącymi zatrudnienia, usług lub dostępu do określonych świadczeń. Możliwość uzyskania wyjaśnień zależy między innymi od zastosowanego systemu oraz innych obowiązujących przepisów, w tym regulacji dotyczących ochrony danych osobowych.
Jak napisać formalne pismo dotyczące rozporządzenia AI UE?
Krok 1. Określ cel dokumentu
Zastanów się, czy chcesz uzyskać informacje, przedstawić zastrzeżenia, odpowiedzieć na wezwanie czy złożyć skargę. Jasno określony cel ułatwia przygotowanie odpowiedniej struktury pisma.
Krok 2. Wskaż właściwego adresata
Adresatem może być przedsiębiorstwo wykorzystujące system AI, dostawca technologii, instytucja publiczna lub właściwy organ nadzorczy. Wybór zależy od charakteru sprawy i obowiązujących procedur.
Krok 3. Opisz okoliczności
Przedstaw najważniejsze fakty w logicznej kolejności. W miarę możliwości uwzględnij daty, nazwy usług, opis zdarzenia i wcześniejszą korespondencję. Nie zamieszczaj danych poufnych, które nie są niezbędne do rozpatrzenia sprawy.
Krok 4. Sformułuj uzasadnienie i żądanie
Wyjaśnij, dlaczego kontaktujesz się z adresatem i jakiej odpowiedzi lub działania oczekujesz. Jeżeli powołujesz się na konkretny przepis, sprawdź jego aktualne brzmienie i zastosowanie do danej sytuacji.
Krok 5. Sprawdź dokument przed wysłaniem
Upewnij się, że pismo zawiera prawidłowe dane, odpowiednie załączniki i konkretne żądanie. Sprawdź także termin oraz sposób złożenia dokumentu. Zachowaj kopię pisma i potwierdzenie jego wysłania lub rejestracji.
Przykładowy wzór pisma dotyczącego AI Act
Temat: Wniosek o wyjaśnienia dotyczące wykorzystania systemu sztucznej inteligencji
Do: [nazwa organizacji lub właściwego organu]
Szanowni Państwo,
zwracam się z prośbą o udzielenie informacji dotyczących wykorzystania systemu sztucznej inteligencji w związku z następującą sytuacją: [krótki opis sprawy].
Proszę o wyjaśnienie celu zastosowania systemu, zasad jego działania w zakresie istotnym dla mojej sprawy oraz dostępnych procedur umożliwiających zgłoszenie zastrzeżeń lub uzyskanie dodatkowych informacji.
W załączeniu przekazuję dokumenty, które mogą pomóc w ocenie przedstawionej sytuacji.
Proszę o rozpatrzenie wniosku i udzielenie odpowiedzi w zakresie przewidzianym obowiązującymi przepisami.
Z poważaniem,
[Imię i nazwisko]
[Dane kontaktowe]
[Data]
Powyższy wzór ma charakter ogólny. Nie zastępuje formularzy urzędowych ani szczególnych wymagań proceduralnych, które mogą obowiązywać w danej sprawie.
Jakich błędów unikać?
Przygotowując pismo dotyczące sztucznej inteligencji, nie należy powoływać się na nieaktualne przepisy ani zakładać, że każda organizacja wykorzystująca AI podlega identycznym obowiązkom. Znaczenie mają między innymi rola danego podmiotu, przeznaczenie systemu i poziom ryzyka.
Błędem jest również pomijanie istotnych dowodów, formułowanie nieprecyzyjnych żądań lub wysyłanie dokumentu do niewłaściwego adresata. W przypadku skomplikowanych spraw regulacyjnych warto skonsultować treść pisma z prawnikiem lub specjalistą ds. zgodności.
Przygotuj dokumenty z pomocą DocuGov.AI
Tworzenie formalnej korespondencji dotyczącej nowych regulacji może wymagać uporządkowania wielu informacji. DocuGov.AI może pomóc w przygotowaniu projektów wniosków, wyjaśnień, odpowiedzi i skarg związanych z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Aby uzyskać przydatny projekt, opisz swoją sytuację, wskaż adresata i określ, jakiego rezultatu oczekujesz. Następnie dokładnie sprawdź dokument
